Sommige bedrijven versturen je geen factuur maar een mail met daar in een link naar hun website.

Als er een dienst of product wordt afgenomen door een bedrijf of particulier verstuurd het bedrijf dat de diensten of goederen levert een factuur.

Deze factuur moet aan de wettelijke eisen voldoen die uitgebreid beschreven staan op de website van de overheid

Daar staat bijvoorbeeld wat er op een factuur moet staan:

de naam en het volledige adres van de leverancier
het btw-identificatienummer van de leverancier
uw naam en uw volledige adres
het factuurnummer
de factuurdatum
datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd
de hoeveelheid en soort geleverde goederen
de aard en het soort geleverde diensten

Voor elk btw-tarief of vrijstelling moet op de factuur vermeld staan:

de prijs per stuk of eenheid, exclusief btw
eventuele kortingen als die niet in deze prijs zijn opgenomen
het toegepaste btw-tarief
de vergoeding (de prijs exclusief btw)
bij vooruitbetaling: de datum van betaling als die afwijkt van de factuurdatum
het btw-bedrag

Ook is vast gelegd hoe een factuur moet worden uitgereikt.

Dan kan persoonlijk, per post of per mail.

Ook kan door een besluit van de EU de factuur als E -factuur digitaal rechtstreek in de administratie van de klant / of afnemer worden gezet.

Het meest voorkomend is de factuur als PDF bijlage te versturen in een email.

De ontvanger kan dan de PDF afdrukken en de papieren factuur indien van toepassing, verwerken en bewaren in de administratie.

De tekst gaat verder onder de advertentie.

Dit is een zeer goede methode voor het uitreiken van facturen, er wordt papier bespaart, porto kosten en er hoeven geen brieven getransporteerd te worden. Dat is natuurlijk een win win situatie voor de verstuurder / ontvanger en het milieu.

Maar nu verzinnen bedrijven zelf ook methodes om een factuur uitreiken.

Bedrijven verzinnen nu zelf ook methoden om de factuur "uit te reiken" nog wel met een email maar er wordt geen PDF of ander document meer bij gevoegd maar een link.

De ontvanger moet dan op die link klikken en komt dan meestal op de website van de leverancier terecht of van een bedrijf dat voor de leverancier factureert.

Daar moet er dan ingelogd worden om de factuur te zien en te downloaden.

De verzender dwingt je zo een website te bezoeken om de factuur te kunnen downloaden.

Die site vraagt dan om een gebruikers naam en wachtwoord.

Voor de ontvanger nogal een tijdrovende methode, vaak is het wachtwoord of gebruiker naam "vergeten" / niet bewaard of nog het is nog nooit aangemaakt.

Daardoor moet de ontvanger eerst verplicht een account aan maken of het wachtwoord / gebruiker naam opnieuw aan vragen, een behoorlijk tijdrovende klus.

Want er moet eerst van allerlei gegevens ingevuld worden en daarna gewacht worden op het wachtwoord dat per email dan verstuurd zal worden.

Sommige sites werken met een twee trap verificatie, dan kost het nog meer tijd om daar aan te voldoen.

Dan weer terug naar het inlog scherm en de factuur zoeken en alsnog downloaden.

De leverancier zal als motivatie voor deze procedure opgeven dat het veiliger is, nu dat zal wel maar de ontvanger opzadelen met een tijdrovende en mogelijk kostbare procedure en een verplicht bezoek aan een website is ongewenst en brengt kosten met zich mee voor de ontvanger.

Ook zijn er bedrijven die hun medewerkers verbieden op links te klikken in e-mails, die medewerker moet dan eerst toestemming vragen en ook dat kost weer veel tijd.

Het is tijdrovend en kostbaar.

In Duitsland is het toegestaan en gebruikelijk de factuur per mail met een door wachtwoord beveiligde PDF bijlag te versturen, enkele minuten na ontvangst van de mail met de PDF ontvangt men dan een nog een mail met het wachtwoord om de PDF te openen.

Dit is een soort van twee-traps beveiliging, ook wat omslachtig maar minder tijdrovend dan de link methode.

De methode met de link is voor de leverancier leuk omdat het traffic genereerd naar hun website maar tijdrovend voor de ontvanger.

Als de ontvanger gebruikt maakt van een boekhouder of extern bedrijf die de administratie verzorgd kan het een kostbare procedure zijn, vaak betaal je per handeling of per uur.

De methode is niet volgens de wet en onwenselijk, het beste kun je de leverancier vragen om in het vervolg de factuur te versturen als bijlage in een mail.

Auteur: wayayo.com

HTML